Lantas, Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Imprest untuk Mengelola Dana Kas Kecil?
Agar lebih mudah dalam memahami sistem imprest dan kaitannya dengan kas kecil perusahaan, mari kita ambil contoh sederhana seperti dibawah ini.
Diketahui PT ABC yang bergerak dalam bidang aplikasi akuntansi pada tanggal 1 Februari 2020 menetapkan dana kas kecilnya sejumlah Rp8.000.000. Lantas, pengeluaran kecil yang sudah terjadi sampai pada tanggal 12 Februari 2020 adalah Rp5.000.000, dengan rincian pengeluaran sebagai berikut ini:
- Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000
- Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000
- Biaya Transport Rp1.000.000
- Biaya Administrasi Rp500.0000
Selanjutnya, di tanggal 14 Februari 2020, perusahaan tersebut melakukan pengisian kembali pada dana kas kecilnya sebanyak Rp5.000.000, untuk menggan jumlah dana pengeluaran yang sudah digunakan. Lantas, pada tanggal 14 Februari sampai tanggal 28 Februari terjadi sejumlah pengeluaran kas kecil sebanyak Rp6.500.000, dengan rincian berikut:
- Biaya Perijinan Rp2.500.000
- Biaya Marketing Rp2.500.000
- Biaya Training SDM Rp1.500.000
Penyelesaian Transaksi Jurnal Pencatatan Pada Sistem Imprest
Dengan melakukan sistem pembukuan akuntansi dan juga pencatatan pada setiap transaksi kas kecil pada sistem imprest, maka bisa dipastikan pencatatan jurnalnya adalah sebagai berikut.
- Jurnal Pada Tanggal 01 Februari 2020:
(D) Kas kecil Rp8.000.000
(K) Kas Rp8.000.000
- Jurnal Pada Tanggal 12 Februari 2020:
(D) Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000
(D) Biaya Administrasi Rp500.000
(D) Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000
(D) Biaya Transport Rp1.000.000
(K) Kas Rp5.000.000
- Jurnal Pada Tanggal 28 Februari 2020:
(D) Biaya Marketing Rp2.500.000
(D) Biaya Training SDM Rp1.500.000
(D) Biaya Perijinan Rp2.500.000
(K) Kas Rp6.500.000
Berdasarkan pencatatan akuntansi diatas, jika terdapat pengisian kembali pada dana kas kecil sebesar Rp6.500.000, maka jumlah dana kas kecil tersebut akan tetap berada pada angka Rp8.000.000.
Lantas, bagaimana jika dana kas kecil diatas tidak diisi kembali? Maka tentunya jumlah adalah Rp1.500.000 karena dana yang sudah dikeluarkan berdasarkan rincian di atas adalah Rp6.500.000
Sehingga, di tanggal 28 Januari 2020 diatas akan dibuatkan jurnal penyesuaian agar saldo kas kecil bisa kembali seperti pada saldo sebelumnya. Jadi, jika terdapat pengisian kembali di dalam proses pencatatan akuntansi, maka hasilnya akan tetap sama seperti sebelumnya.
Untuk melakukan pencatatan pada jurnal penyesuaian agar biaya yang sudah dikeluarkan bisa diakui dan mempunyai waktu, maka penyesuaian biaya pada tanggal 28 Februari 2020 adalah sebagai berikut:
(D) Kas Rp6.500.000
(K) Biaya Marketing Rp2.500.000
(K) Biaya Training SDM Rp1.500.000
(K) Biaya Perijinan Rp2.500.000