3. Kontrol pengeluaran yang tidak sah
Prosedur pengelolaan dana kas kecil selanjutnya adalah mengontrol pengeluaran yang tidak sah agar perusahaan terlindung dari kerugian.
Dengan sistem kerja yang dilengkapi alur persetujuan, Anda dapat mengatur siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyetujui klaim pengeluaran dan permintaan transaksi dalam mengelola kas kecil.
Nah dengan cara ini, tidak akan ada pengeluaran yang berhasil dilakukan tanpa persetujuan pihak yang sudah ditunjuk. Cara ini juga akan melindungi perusahaan dari transaksi yang tidak sah yang dilakukan dari dana atau atas nama pengeluaran perusahaan.
4. Menganalisa laporan pengeluaran
Setiap transaksi yang dilakukan dari dana perusahaan harus dicatat. Baik itu transaksi dalam jumlah besar maupun kecil. Dengan sistem manajemen pengeluaran otomatis seperti yang dimiliki Volopay, Anda dapat melacak dan mencatat semua pengeluaran secara otomatis kemudian diurutkan ke dalam basis data terpusat.
Database ini membuat proses analisis laporan pengeluaran menjadi lebih mudah dan efisien. Pengambilan keputusan dan perkiraan kondisi keuangan akan menjadi tugas yang tidak begitu rumit karena Anda dapat mengakses analitik laporan pengeluaran secara instan.
5. Lacak saldo dan pengeluaran secara real-time
Prosedur pengelolaan kas kecil berikutnya adalah dengan melacak semua transaksi bisnis. Periksa dan pastikan semua jumlah uang yang keluar dari dana perusahaan adalah transaksi yang benar.
Dengan kartu perusahaan dan dasbor digital dalam platform manajemen keuangan seperti yang ada dalam Volopay, Anda dapat melacak semua transaksi dari berbagai cabang bisnis.
Aksesnya juga terbuka secara real-time sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Rutin memeriksa pengeluaran juga dapat menghindarkan Anda dari penipuan yang melampaui sistem bisnis.
6. Rekonsiliasi biaya dan proses penggantian
Melakukan rekonsiliasi biaya bisa menjadi tugas yang sangat membosankan dan kompleks. Padahal langkah ini menjadi bagian penting dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil.
Rekonsiliasi pengeluaran dan sistem penggantian biaya otomatis dapat menghemat banyak waktu dan uang bagi bisnis Anda. Sistem seperti Volopay dapat membantu Anda mengatur kebijakan perusahaan dan batasan anggaran di seluruh transaksi bisnis.
Tidak hanya itu, dengan kartu perusahaan dan sistem reimbursement yang canggih, penggantian biaya karyawan dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit.