Manfaat kas kecil dan kekurangan
Kas kecil adalah konsep yang memiliki banyak kelebihan karena mudah diakses dan cepat untuk membayar suatu kebutuhan. Uang tunai untuk kebutuhan organisasi biasanya bekerja cepat untuk menutupi pengeluaran dadakan yang berjumlah kecil.
Misalnya untuk tip kepada jasa pengantar makanan atau biaya transportasi bagi karyawan yang lembur. Dengan tersedianya petty cash, tidak perlu ada kerumitan reimbursement. Para karyawan juga tidak perlu membayar barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan menggunakan uang mereka sendiri.
Kas kecil juga umumnya digunakan untuk pengeluaran kecil yang sering dilakukan. Misalnya kebutuhan camilan di kantor, alat tulis, hingga alat kebersihan. Uang tunai kas kecil juga dapat dijadikan uang kembalian untuk pelanggan, jika uang tunai hampir habis. Meski begitu, hal ini tidak seharusnya menjadi kebiasaan.
Sementara itu, petty cash juga memiliki kekurangan karena dapat menimbulkan masalah dan risiko. Uang tunai ini rentan lebih sulit untuk diamankan dan dilacak. Ditambah, bukti pembayaran uang tunai juga seringkali hilang tanpa jejak. Inilah mengapa pengelolaan petty cash lebih menantang dan membutuhkan kerja ekstra.
Selain itu, saat ini kebanyakan metode pembayaran sudah beralih ke pembayaran elektronik. Alternatif pembayaran selain uang tunai juga cukup beragam. Mulai dari kartu debit, kartu kredit, hingga e-wallet. Pembayaran elektronik juga menawarkan keunggulan seperti kemudahan pelacakan hingga keamanan pembayaran.
Bila dirangkum, berikut ini manfaat mengelola kas kecil dan kekurangannya jika tidak dilakukan dengan baik:
Prosedur pengelolaan kas kecil
Berikut adalah prosedur pengelolaan kas kecil yang dapat Anda terapkan:
1. Cairkan secara digital
Mengelola kas kecil paling efektif dilakukan dengan cara yang canggih. Fungsi kas kecil lewat sistem tersebut menjadikan Anda tidak perlu lagi bergantung pada catatan, tulisan, dan tumpukan kertas.
Dengan bantuan software manajemen, Anda dapat mengelola kas kecil dengan lebih baik. Transaksi juga dapat dilacak dengan jelas.
2. Sesuaikan batas kartu
Langkah selanjutnya dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil adalah menyesuaikan batas kartu. Anda dapat mengatur batas kartu yang diberikan pada karyawan dalam rangka mengelola kas kecil. Ketika batas tersebut dilanggar, Anda akan mendapatkan pemberitahuan.
Dengan informasi yang tepat dan instrumen perincian yang terkoordinasi, pengeluaran kas kecil dapat diperiksa dalam jangka panjang. Anda juga dapat menganalisa ketika ada lonjakan atau pola pengeluaran yang meningkat tajam.